Algemene voorwaarden
Deze voorwaarden leggen onze rol als producent vast, waarbij wij de volledige regie voeren over het project. Hiermee bieden we duidelijkheid over de verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen.
Artikel 1: Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Nomads of Taste: De gebruiker van deze voorwaarden, optredend als producent
die de regie voert over de organisatie, creatie en productie van een evenement.
Opdrachtgever: De partij die Nomads of Taste inschakelt voor de organisatie, creatie en productie van een evenement of cateringopdracht.
Partners: Door Nomads of Taste geselecteerde derde partijen (zoals foodtruckhouders, food-specialisten, verhuurbedrijven, podiumbouwers, tentenleveranciers, locaties, beveiliging en entertainment) die onder regie van Nomads of Taste diensten leveren.
Overeenkomst: De afspraken tussen Nomads of Taste en Opdrachtgever.
Schriftelijk: Communicatie per aangetekende brief of e-mail.
- Let op: Berichten via WhatsApp of SMS gelden enkel voor operationele afstemming op de dag zelf, niet voor juridische wijzigingen of annuleringen.
Artikel 2: Offertes en Totstandkoming Overeenkomst
Alle offertes van Nomads of Taste zijn vrijblijvend en 14 dagen geldig. De offerte is gebaseerd op de rol van Nomads of Taste als producent die namens en voor rekening van Opdrachtgever de overeenkomst invulling geeft met haar Partners en de opdracht uitvoert conform de overeenkomst.
De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de door Opdrachtgever ondertekende offerte door Nomads of Taste Schriftelijk is ontvangen.
Artikel 3: Prijzen en Wijzigingen
Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief BTW.
Prijswijziging: Nomads of Taste is gerechtigd om prijsstijgingen van kostprijsbepalende factoren (zoals energie, grondstoffen of tarieven van Partners) die ontstaan na het sluiten van de overeenkomst door te berekenen.
Hierbij geldt: Significante stijgingen: Prijsstijgingen van meer dan 5% op het totaalbedrag worden doorberekend aan Opdrachtgever.
Overleg: Indien een prijsverhoging noodzakelijk is binnen 3 maanden na het sluiten
van de Overeenkomst, zal Nomads of Taste eerst in overleg treden met Opdrachtgever
alvorens deze door te voeren.
Wijziging Aantallen:
Vermindering aantal gasten tot 10%: Kosteloos tot 14 dagen voor het event.
Vermindering meer dan 10% of binnen 14 dagen: Het oorspronkelijk overeengekomen bedrag uit de offerte wordt in rekening gebracht.
Vermeerdering: Nomads of Taste spant zich in dit te faciliteren; de meerkosten zijn op basis van nacalculatie.
Ingrijpende Wijzigingen: Verzoeken tot wijzigingen in de opzet die groter zijn dan 20% dienen Schriftelijk te worden ingediend. Partijen treden hierover in overleg. Indien partijen geen overeenstemming bereiken over de wijziging, blijft de oorspronkelijke Overeenkomst onverkort van kracht.
Nomads of Taste is gerechtigd de wijziging te weigeren indien deze redelijkerwijs niet van haar of haar Partners gevergd kan worden.
Artikel 4: Uitvoering van de Opdracht (Productie & Regie)
De Producentenrol: Nomads of Taste voert de productie en regie over het evenement. Dit omvat het creëren van de totaalbeleving, het selecteren en voorstellen van geschikte partners aan opdrachtgever (matchmaking), het samenvoegen van benodigde diensten en het coördineren van de uitvoering ter plaatse.
Aanwezigheid op Locatie: Nomads of Taste garandeert dat er tijdens de uitvoering van het evenement altijd een eventmanager of vertegenwoordiger van Nomads of Taste op locatie aanwezig is. Deze persoon voert de regie, bewaakt de kwaliteit en fungeert als vast aanspreekpunt voor de Opdrachtgever en de Partners.
Inzet Partners: Voor de invulling van food, sfeer, veiligheid en overige faciliteiten die relevant zijn voor de productie en uitvoering van de overeenkomst werkt Nomads of Taste met een zorgvuldig geselecteerd partnernetwerk. Nomads of Taste draagt zorg voor de selectie en aansturing, maar met inachtneming van wet en regelgeving
blijven de Partners verantwoordelijk voor de kwaliteit en uitvoering van hun eigen product of dienst..
Kwaliteitsborging & Naleving: Nomads of Taste borgt de kwaliteit en veiligheid door uitsluitend samen te werken met Partners die voldoen aan de geldende wet en regelgeving welke nodig of vereist zijn voor de levering of uitvoering van hun product of dienst.
Nomads of Taste ziet er bij de selectie op toe dat de ingezette partijen, hun materialen én hun personeel beschikken over de juiste en geldige papieren, certificaten, keuringen, toestemmingen, diploma`s en vergunningen waaronder:
HACCP-normen en warenwetgeving voor alle food-partners.
Technische keuringen en brandveiligheidseisen voor apparatuur en foodtrucks.
Specifieke bedrijfsvergunningen en certificeringen (zoals de WPBR-vergunning voor beveiligingsbedrijven).
Persoonsgebonden vergunningen en bevoegdheden van het ingezette personeel
om hun werkzaamheden uit te mogen voeren
(zoals de verplichte beveiligingspassen voor beveiligingswerkzaamheden
of aanstellingspas voor verkeersregelaars).
Verzekering: Nomads of Taste ziet er tevens op toe dat ingeschakelde Partners
afdoende verzekerd zijn voor eventuele aansprakelijkheidsrisico’s.
Eigen Diensten (Bar & Personeel):
Indien overeengekomen kan Nomads of Taste bepaalde diensten in eigen beheer uitvoeren, specifiek: Het verzorgen van de bar en drankuitgifte. Het leveren van (bedienend) of ondersteunend operationeel of logistiek personeel.
Inspanningsverplichting: Nomads of Taste voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit en zet alle redelijkerwijs te verwachten inspanningen maximaal in voor een correcte en kwalitatieve uitvoering van de levering conform de afspraken uit de overeenkomst, inclusief de daarbij gewenste sfeer en beleving.
Artikel 5: Annulering
Wijze van Annuleren: Annulering van de Overeenkomst door Opdrachtgever
dient te allen tijde Schriftelijk (per e-mail of aangetekende brief) te geschieden.
Mondelinge annuleringen zijn niet rechtsgeldig.
Bedenktijd: Opdrachtgever heeft het recht de Overeenkomst kosteloos te annuleren
binnen 7 dagen na de totstandkoming ervan, mits het evenement op het moment
van annulering nog meer dan 60 dagen in de toekomst ligt.
Na verloop van deze termijn, of indien het evenement binnen 60 dagen plaatsvindt, gelden de annuleringskosten conform artikel 5.3. Kosten bij Annulering: Indien geen gebruik wordt gemaakt van de bedenktijd of deze niet van toepassing is, is Opdrachtgever bij annulering een vergoeding verschuldigd voor gederfde winst, gereserveerde datum en kosten
(waaronder annuleringskosten die Partners bij Nomads of Taste in rekening brengen).
Tot 60 dagen voor aanvang: 25% van de opdrachtsom.
59 tot 30 dagen voor aanvang: 50% van de opdrachtsom.
29 tot 7 dagen voor aanvang: 75% van de opdrachtsom.
Binnen 7 dagen voor aanvang: 100% van de opdrachtsom.
Bewijsregel: Indien de werkelijke schade voor Nomads of Taste aantoonbaar lager is, wordt het bedrag naar redelijkheid aangepast.
Moment van Annulering: De annuleringsdatum is de datum waarop Nomads of Taste de schriftelijke annuleringsmededeling ontvangt en bevestigd heeft. Deze datum is leidend voor de bepaling van de hoogte van de annuleringskosten.
Artikel 6: Betaling
Termijnen: Betalingstermijnen (ter dekking van reservering en inkoop bij Partners en de voorbereiding):
50% bij akkoord (aanbetaling).
40% uiterlijk 14 dagen voor het evenement.
10% (plus eventuele nacalculatie) binnen 14 dagen na afloop.
Verzuim: Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever direct in verzuim en zijn wettelijke (handels)rente en incassokosten verschuldigd.
Artikel 7: Verplichtingen Opdrachtgever
Faciliteiten: Opdrachtgever zorgt voor noodzakelijke faciliteiten (zoals voldoende stroomvoorzieningen, stromend water, veilige werkplek/ondergrond voor materialen, leveranciers en foodtrucks ) voor zowel Nomads of Taste als
de ingeschakelde Partners.
Toegang & Veiligheid: Opdrachtgever zorgt voor vrije toegang tot de locatie tijdens de opbouw, het evenement en de afbouw en draagt zorg voor een veilige en gezonde werkomgeving voor alle door of namens Nomads of Taste werkzame personen, conform de geldende Arbowetgeving.
Informatieplicht: Opdrachtgever stelt Nomads of Taste 30 dagen voor het evenement op de hoogte van alle relevante informatie, beperkingen en voorwaarden die op de locatie gelden (zoals gewichtslimieten voor vloeren, geluidsbegrenzingen of specifieke huisregels), zodat Nomads of Taste en haar Partners met de uitvoering van hun werkzaamheden hier rekening mee kunnen houden.
Contactpersoon: Opdrachtgever zorgt voor een bereikbaar en aanspreekbaar contactpersoon met kennis van zaken over de locatie en/of het terrein tijdens de opbouw, het evenement en de afbouw.
Vergunningen & Termijnen: Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de benodigde en juiste vergunningen en toestemmingen (zoals evenementenvergunning, ontheffingen, schenkvergunningen of geluid).
Deadline: Opdrachtgever draagt er zorg voor dat uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het evenement alle vereiste vergunningen zijn verkregen en overhandigt op verzoek kopieën daarvan aan Nomads of Taste.
Assistentie: Op verzoek adviseert en assisteert Nomads of Taste de Opdrachtgever bij het verkrijgen van de noodzakelijke vergunningen. Dit traject kan op verzoek ook volledig door Nomads of Taste worden uitgevoerd. Nomads of Taste heeft hierbij een inspanningsverplichting, maar kan niet garanderen dat vergunningen daadwerkelijk
worden verleend. Nomads of Taste is niet aansprakelijk voor de gevolgen van een afwijzing of vertraging bij de vergunningverlenende instanties."
Verzekeringen: Opdrachtgever zal zich adequaat en financieel afdoende verzekeren tegen risico’s die samenhangen met het evenement, waaronder een evenementen-aansprakelijkheidsverzekering voor schade aan derden en (desgewenst)
een annuleringsverzekering.
Gevolgen & Sancties: Indien mocht blijken dat niet (tijdig) aan de in dit artikel genoemde verplichtingen (faciliteiten, veiligheid, informatie, vergunningen of verzekeringen) is voldaan, is Nomads of Taste gerechtigd haar prestaties op te schorten.
Indien herstel uitblijft of naar tijd en omstandigheden niet meer mogelijk is, is Nomads of Taste gerechtigd de overeenkomst als geannuleerd door Opdrachtgever te beschouwen, waarbij de annuleringsregeling van artikel 5 onverkort van toepassing is.
Artikel 8: Klachten
Melding tijdens Event: Klachten over de uitvoering dienen direct tijdens het evenement gemeld te worden bij de aanwezige eventmanager of contactpersoon van Nomads of Taste. Dit stelt Nomads of Taste in de gelegenheid
om direct te schakelen en waar mogelijk het probleem ter plekke op te lossen.
Schriftelijk & Gedetailleerd: Indien de klacht niet ter plekke naar tevredenheid is opgelost, dient deze uiterlijk binnen 7 dagen na afloop van het evenement Schriftelijk bij Nomads of Taste te worden ingediend. De klacht dient een duidelijke en gedetailleerde omschrijving van de tekortkoming te bevatten.
Verval van Recht: Klachten die niet binnen de bovengenoemde termijnen en/of niet op de voorgeschreven wijze zijn gemeld, worden niet in behandeling genomen. In dat geval vervallen alle aanspraken van Opdrachtgever ter zake van de betreffende klacht.
Procedure: Nomads of Taste zal een tijdig ingediende klacht altijd serieus onderzoeken en zo spoedig mogelijk inhoudelijk reageren richting Opdrachtgever.
Relatie met Aansprakelijkheid: Het indienen van een klacht, ook indien deze gegrond
wordt bevonden, laat de beperkingen van aansprakelijkheid zoals opgenomen
in artikel 10 onverlet.
Artikel 9: Overmacht
Definitie: Onder overmacht wordt verstaan iedere niet-toerekenbare tekortkoming die de nakoming van de Overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert.
Hieronder vallen, naast de wettelijke omschrijving, in ieder geval: extreme weersomstandigheden, natuurrampen, epidemieën en pandemieën, brand, terrorisme(dreiging), stakingen, dwingende overheidsmaatregelen, onverwachte onbeschikbaarheid van de locatie, en het onvoorzien uitvallen van essentiële Partners door bijvoorbeeld faillissement,
ziekte of calamiteiten.
Overleg & Verplaatsing: In geval van overmacht treden partijen in eerste instantie in overleg om te bezien of het evenement verplaatst kan worden naar een alternatieve datum of dat er een passende oplossing gevonden kan worden.
Gedeeltelijke Overmacht & Ontbinding: Indien verplaatsing of een alternatief redelijkerwijs niet mogelijk is, zijn partijen gerechtigd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden. In geval van gedeeltelijke ontbinding is Opdrachtgever slechts gehouden tot betaling van het daadwerkelijk uitgevoerde deel.
Kostenvergoeding: Reeds door Nomads of Taste gemaakte kosten die niet meer geannuleerd of geretourneerd kunnen worden blijven in geval van overmacht te allen tijde verschuldigd door Opdrachtgever. Nomads of Taste zal deze kosten op verzoek specificeren en onderbouwen.
Artikel 10: Aansprakelijkheid
Producenten-aansprakelijkheid: Nomads of Taste is aansprakelijk voor schade die ontstaat door grove nalatigheid in de organisatie, coördinatie of de selectie van Partners (haar taak als producent en regisseur).
Uitsluiting Aansprakelijkheid Partners: Nomads of Taste is niet aansprakelijk voor tekortkomingen in de prestatie of uitvoering van Partners, behalve voor zover Nomads of Taste aantoonbaar tekort is geschoten in haar selecterende of coördinerende taak. In geval van schade door een Partner zal Nomads of Taste op verzoek haar aanspraken jegens de
betreffende Partner aan Opdrachtgever cederen (overdragen).
Eigen Diensten: Voor schade voortvloeiend uit eigen geleverde diensten/faciliteiten of eigen personeel is Nomads of Taste aansprakelijk, beperkt tot het bedrag dat de eigen verzekeraar uitkeert.
Algemene Beperking: Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot de uitkering van de verzekeraar. Indien deze niet uitkeert, is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag. Indirecte schade is uitgesloten.
Artikel 11: Vrijwaring
Reikwijdte: Opdrachtgever vrijwaart Nomads of Taste voor aanspraken van derden die schade lijden in verband met de uitvoering van de Overeenkomst, voor zover deze schade krachtens deze voorwaarden of de wet voor rekening en risico van Opdrachtgever komt.
Procedure: Indien Nomads of Taste door een derde wordt aangesproken, zal zij Opdrachtgever daarvan direct op de hoogte stellen. Opdrachtgever is verplicht om Nomads of Taste in en buiten rechte bij te staan.
Consumenten: Indien Opdrachtgever een Consument is, geldt deze vrijwaring slechts voor zover dit wettelijk is toegestaan en niet als onredelijk bezwarend wordt aangemerkt.
Artikel 12: Intellectueel Eigendom & Promotie
Eigendom: Alle door Nomads of Taste ontwikkelde concepten, ontwerpen, voorstellen, sfeerimpressies, (foto)materialen en draaiboeken blijven te allen tijde intellectueel eigendom van Nomads of Taste.
Gebruiksrecht: Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om deze materialen te gebruiken voor het doel en de duur van de Overeenkomst (de uitvoering van het evenement). Zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van Nomads of Taste mag Opdrachtgever deze materialen niet aan derden verstrekken,
noch (laten) gebruiken of (laten) verveelvoudigen buiten het kader van de overeengekomen evenementuitvoering.
Promotie: Nomads of Taste kan na overleg en toestemming van opdrachtgever beeld- en geluidsmateriaal van het evenement (voor zover door of namens Nomads of Taste gemaakt) gebruiken voor eigen promotiedoeleinden (zoals website en portfolio), met inachtneming van de privacy van aanwezigen.
Licentie Opdrachtgever: Na overleg en toestemming van Opdrachtgever heeft Nomads of Taste de mogelijkheid om diens naam, logo en eventuele merkuitingen te gebruiken in het kader van de uitvoering van de opdracht. Alle intellectuele eigendomsrechten van Opdrachtgever blijven bij Opdrachtgever.
Materialen: Alle ter uitvoering ter beschikking gestelde (huur)materialen, decorstukken en apparatuur blijven eigendom van Nomads of Taste of haar leveranciers. Opdrachtgever verkrijgt hierop geen eigendomsrecht.
Artikel 13: Geheimhouding
Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle informatie van vertrouwelijke aard die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar of via de uitvoering vernemen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door een der partijen is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie (zoals tarieven, unieke concepten, offertes, en specifieke klant- of partnergegevens).
Geen der partijen zal dergelijke informatie aan derden (waaronder concurrenten) openbaren of voor een ander doel gebruiken dan voor de uitvoering van de overeenkomst, tenzij de andere partij Schriftelijk toestemming geeft of wettelijke voorschriften openbaarmaking vereisen.
Artikel 14: Relatiebeding (Bescherming Netwerk)
Omdat Nomads of Taste haar waarde ontleent aan haar unieke netwerk van Partners, is het Opdrachtgever niet toegestaan om gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 12 maanden na afloop van het evenement de ingezette Partners, leveranciers of personeelsleden direct te benaderen voor opdrachten, buiten Nomads of Taste om.
Reikwijdte: Onder 'benaderen voor opdrachten' wordt tevens verstaan: het direct afsluiten van overeenkomsten of opdrachtverstrekking aan genoemde partijen zonder tussenkomst of toestemming van Nomads of Taste.
Boete: Bij overtreding van dit artikel verbeurt Opdrachtgever aan Nomads of Taste een onmiddellijk opeisbare boete van € 2.500,- per overtreding, vermeerderd met € 250,- voor elke dag dat de overtreding voortduurt.
Schadevergoeding: Deze boete laat het recht van Nomads of Taste onverlet om in plaats van de boete volledige schadevergoeding te vorderen, indien de daadwerkelijk geleden schade het bedrag van de boete overstijgt.
Artikel 15: Opschorting, Ontbinding & Insolventie
Wanprestatie: Indien Opdrachtgever enige verplichting uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt (waaronder betalingsverplichtingen of verplichtingen omtrent vergunningen/veiligheid), is Nomads of Taste gerechtigd haar verplichtingen op te schorten totdat nakoming is verzekerd.
Ontbinding: Blijft nakoming uit of is tijdige nakoming onmogelijk geworden, dan heeft Nomads of Taste het recht de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden.
In dat geval behoudt Nomads of Taste aanspraak op betaling van verricht werk en gemaakte kosten, en aanspraak op schadevergoeding (inclusief gederfde winst gelijk aan de annuleringsvergoeding).
Insolventie: Nomads of Taste heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien Opdrachtgever in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, toegelaten wordt tot de WSNP of anderszins insolvabel blijkt of de beschikkingsbevoegdheid over zijn vermogen verliest.
Artikel 16: Geschillen
Mediation: Partijen zullen in geval van een geschil eerst proberen dit onderling op te lossen, desgewenst met behulp van mediation of goed overleg, alvorens de zaak aan de rechter voor te leggen. Toepasselijk Recht: Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht.
Artikel 17: Privacy AVG
Wij verwerken persoonsgegevens (zoals namen en dieetwensen van gasten) strikt volgens de AVG. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor het evenement en bewaren ze niet langer dan nodig. Opdrachtgever garandeert dat hij/zij gerechtigd is deze gegevens aan ons te verstrekken. Gegevens worden uitsluitend gedeeld met Partners indien noodzakelijk voor veiligheid of uitvoering.
Indien u vragen heeft over onze algemene voorwaarden. Neem dan gerust contact met ons op.
Nomads of Taste
De Reit 25
3451KN Vleuten
info@nomadsoftaste.nl
tel mob +31655136462
kvk nr: 69937826
btw nr NL002000380B47